Du weißt schon eine Weile, dass es Zeit für einen Wechsel ist. Aber irgendetwas hält dich zurück – der Aufwand, die laufenden Projekte, das schlechte Gewissen. Oder schlicht die Frage: Wie soll das eigentlich funktionieren, mitten im Geschäftsjahr?
Wir erklären dir Schritt für Schritt, wie ein Kanzleiwechsel als Unternehmer abläuft – und worauf du wirklich achten musst.
Wann solltest du als Unternehmer den Steuerberater wechseln?
Für Unternehmer steht mehr auf dem Spiel als bei einer privaten Steuererklärung. Dein Steuerberater ist ein wichtiger strategischer Partner – oder sollte es sein. Ein Wechsel macht Sinn, wenn:
- Jahresabschlüsse immer zu spät fertig werden und du deinen Banker oder Investor vertrösten musst
- Du steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten nicht ausschöpfst, weil niemand proaktiv mitdenkt
- Dein Unternehmen gewachsen ist, aber die Beratung nicht mitgewachsen ist
- Kommunikation schleppend läuft – du fragst, nichts passiert
- Du das Gefühl hast, du wirst nicht verstanden oder nicht ernst genommen
- Du eine neue Unternehmensstruktur planst (Holding, GmbH-Gründung etc.) und spezialisiertes Know-how brauchst
Kurz: Wenn dein Steuerberater reaktiv statt proaktiv ist – dann fehlt dir ein echter Sparringspartner.
Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel
Für Unternehmer gilt: Der beste Zeitpunkt ist nach dem Jahresabschluss – also wenn das abgelaufene Geschäftsjahr vollständig abgeschlossen ist. So gibst du deinem neuen Steuerberater einen sauberen Start mit vollständigen Zahlen.
Trotzdem kann ein Wechsel auch mitten im Jahr funktionieren – gerade wenn die Situation drängt. Es braucht dann mehr Abstimmung zwischen alter und neuer Kanzlei, aber es ist machbar und manchmal sinnvoll.
Wichtig: Je früher du den neuen Steuerberater einbindest, desto mehr kann er noch für das laufende Jahr gestalten.
Schritt für Schritt: So läuft der Wechsel ab
1. Neue Kanzlei finden – vor der Kündigung
Kündige nicht, bevor du weißt, wohin. Such dir zuerst eine neue Kanzlei, führe ein Erstgespräch und kläre, ob die Kanzlei zu deinem Unternehmen, deiner Branche und deinen Anforderungen passt.
Frag dabei ruhig konkret: Haben sie Erfahrung mit deiner Rechtsform? Wie kommunizieren sie? Haben sie Kapazitäten für dich?
2. Mandatsverhältnis kündigen
Das Mandat ist ein Dienstvertrag – kündbar jederzeit, ohne Begründung. Eine formlose schriftliche Kündigung per E-Mail oder Brief reicht aus.
Gesetzliche Kündigungsfristen gibt es nicht, außer ihr habt vertraglich etwas anderes vereinbart. In der Praxis ist eine Vorlaufzeit von 4–6 Wochen fair, damit laufende Vorgänge sauber übergeben werden können.
3. Unterlagen anfordern
Nach der Kündigung hast du Anspruch auf alle deine Unterlagen. Das sind bei Unternehmern insbesondere:
- Jahresabschlüsse (Bilanzen, GuV, Anlagen)
- Steuererklärungen und Steuerbescheide der letzten Jahre
- Lohnbuchhaltungsunterlagen und DATEV-Exporte
- Offene Buchhaltungsdaten des laufenden Jahres
- Gesellschaftsverträge und steuerrelevante Dokumente
- Korrespondenz mit Finanzamt und anderen Behörden
Dein alter Steuerberater darf Unterlagen nur zurückhalten, wenn noch offene Honorarforderungen bestehen – und auch das nur unter bestimmten Voraussetzungen. Kläre das frühzeitig.
4. DATEV-Daten übergeben lassen
Wenn deine bisherige Kanzlei mit DATEV arbeitet – und das tun die meisten – hast du Anspruch auf die Übergabe deiner Buchhaltungsdaten in einem standardisierten Format (z. B. DATEV-Exportdatei oder DATEV-Beraternummer-Übertrag). Das ermöglicht deiner neuen Kanzlei einen reibungslosen Einstieg.
5. Vollmachten widerrufen und neu erteilen
Dein alter Steuerberater hat in der Regel eine Vollmacht beim Finanzamt. Diese musst du widerrufen – entweder direkt über ELSTER oder gemeinsam mit deiner neuen Kanzlei, die gleichzeitig eine eigene Vollmacht einreicht.
Für lohnsteuerliche Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen muss die Übergabe sauber koordiniert werden, damit keine Fristen gerissen werden.
6. Laufende Fristen im Blick behalten
Gerade als Unternehmer laufen ständig Fristen: Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnsteueranmeldungen, Gewerbesteuervorauszahlungen. Beim Wechsel darf hier nichts durchrutschen. Kläre mit alter und neuer Kanzlei genau, wer was bis wann übernimmt.
Was kostet der Steuerberater Wechsel?
Den Wechsel selbst kostet dich keine zusätzlichen Gebühren. Dein alter Steuerberater darf noch offene Honorare in Rechnung stellen – also alles, was er bis zur Kündigung geleistet hat. Prüfe diese Rechnung kritisch, wenn du Zweifel hast.
Deine neue Kanzlei rechnet nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab – genau wie die alte. Du zahlst also nicht mehr, weil du gewechselt hast.
In manchen Fällen kann ein Wechsel sogar günstiger werden – etwa wenn du bisher überhöhte Stundensätze oder intransparente Abrechnungen hattest.
Was passiert mit laufenden Betriebsprüfungen oder Rechtsbehelfen?
Laufende Verfahren – eine Betriebsprüfung, ein Einspruch, ein Klageverfahren – müssen aktiv übergeben werden. Dein neuer Steuerberater braucht alle relevanten Unterlagen und eine neue Vollmacht, um die Vertretung übernehmen zu können.
Wenn eine Betriebsprüfung unmittelbar bevorsteht oder gerade läuft, solltest du den Zeitpunkt des Wechsels sorgfältig abwägen – aber auch das ist handhabbar, wenn alle Beteiligten professionell agieren.
Häufige Fragen beim Wechsel als Unternehmer
Kann mein alter Steuerberater die Herausgabe der Unterlagen verweigern?
Nur bei offenen, berechtigten Honorarforderungen – und auch dann nur begrenzt. Deine eigenen Daten gehören dir.
Was ist, wenn der Jahresabschluss noch nicht fertig ist?
Dann solltest du klären, ob dein alter Steuerberater ihn noch fertigstellt oder ob deine neue Kanzlei übernimmt. Beides ist möglich. Wichtig ist, dass klar geregelt ist, wer was macht – und dass du nicht doppelt zahlst.
Verliere ich steuerliche Vorteile durch den Wechsel?
Nein. Deine steuerliche Situation bleibt dieselbe. Ein guter neuer Steuerberater kann oft sogar Optimierungspotenzial entdecken, das bisher ungenutzt war.
Wie lange sollte ich Unterlagen aufbewahren?
Als Unternehmer bist du gesetzlich verpflichtet, Buchführungsunterlagen 10 Jahre aufzubewahren, sonstige Geschäftsdokumente 6 Jahre. Das gilt auch nach einem Kanzleiwechsel – bewahre Kopien aller übergebenen Unterlagen auf.
Wechseln lohnt sich – wenn die Beratung nicht mehr stimmt
Dein Steuerberater sollte dir nicht nur die Vergangenheit aufräumen, sondern dich in die Zukunft begleiten. Wer das nicht bekommt, sollte den Schritt wagen. Der Aufwand ist überschaubar – und die richtige Kanzlei kann einen echten Unterschied machen.
Du überlegst, zu wechseln? Bei der Steuerkanzlei Ostermeier in Regensburg und Weiden schauen wir uns deine Situation gerne gemeinsam an – unverbindlich, konkret und ohne Fachchinesisch. Wir erklären dir, wie ein Wechsel zu uns aussehen würde und was wir für dein Unternehmen tun können.
